Guia de Implantação de NF-e: Planejando

2.2 Planejamento de projeto

O planejamento do projeto dentro da gestão de projetos é o processo para quantificar o tempo e orçamento que um projeto custará. A finalidade do planejamento do projeto é criar um plano do projeto que o gerente do projeto possa usar para acompanhar o progresso de sua equipe.

Como planejar um projeto

1. Determine algumas condições para que o projeto seja finalizado ou completado. Antes que esteja absolutamente claro quais são os objetivos do projeto, você pode começar a estimar quanto tempo levará e quanto custará. Infelizmente, muitos gerentes de projeto falham ao não examinar esta primeira etapa crucial.

2. Faça um levantamento das atividades que precisam ser feitas com a estimativa do tempo de execução, além das pessoas responsáveis. Isto pode ser feito em uma reunião de planejamento com os membros da equipe. Tarefas que demandam muito tempo precisam ser desmembradas. O resultado deste plano de trabalho tem o nome de “Work Breakdown Structure – WBS”. Não se assuste com os nomes em inglês. Na prática, são coisas simples. Os termos são usuais em manuais e cursos de gerenciamento de projetos. Certifique-se de que ter indicado os resultados práticos de cada tarefa (“deliverables”) do projeto no WBS para que os objetivos do projeto sejam alcançados.

3. Identifique os recursos humanos e materiais necessitados para executar tarefa do WBS. Assim, você poderá estimar o custo aproximado de todo o projeto. Esta técnica tem o nome técnico de “bottom-up”. Ou seja, você poderá descobrir o custo das atividades superiores a partir da soma dos custos das tarefas desmembradas. Tal qual um plano de contas contábil. Aliás, o WBS nada mais é que um “Plano de Contas de Tarefas” que contém as seguintes informações:

O quê
Quem
Quando
Como
Quanto
Tarefas precedentes


4. Após a elaboração do primeiro WBS não desanime! Provavelmente você terá várias versões do plano pelos seguintes motivos:

Os custos devem ser compatibilizados com o orçamento inicial;
Os prazos precisam atender às expectativas definidas nos objetivos do projeto;
Os recursos humanos e materiais nem sempre estarão à disposição do projeto.
Em muitos casos é necessário rever os objetivos iniciais do projeto de forma a viabilizar prazo, custo, expectativas e recursos. Isto é normal! O primeiro passo para o fracasso de um projeto é tentar realizar uma missão impossível.



5. Defina algumas dependências entre tarefas. A maioria das tarefas precisa ser finalizada antes que outras tarefas possam começar. Colocando as tarefas em ordem de conclusão, um gerente de projeto constrói um diagrama de atividades denominado: PERT (“Program Evaluation and Review Technique”). No contexto de pequenas empresas, o WBS é suficiente para gerir o projeto. Mas o diagrama PERT permite a identificação visual de “gargalos” e tarefas concorrentes. Existem softwares para gerenciamento de projetos que, na medida em que as atividades são cadastradas, o diagrama PERT é gerado. Se achar conveniente, use algum software.



6. O tempo mínimo para executar o todo o projeto é o trajeto mais longo através da rede PERT do começo do projeto até sua extremidade. Este trajeto é chamado de “caminho crítico”. As outras tarefas podem ser feitas em paralelo ao caminho crítico, mas qualquer atraso nas tarefas do “caminho crítico” resultará automaticamente num atraso do prazo total para término do projeto.



7. Tarefas as quais seja impossível estimar o prazo com uma precisão aceitável devem ficar fora do “caminho crítico”.Planeje-as em separado, com outro membro da equipe, especializado no assunto.



8. Crie um cronograma do projeto. Alguns softwares utilizam um diagrama de denominado “Gantt” para representar o cronograma.



9. Faça um plano de gerência de riscos e não modifique mais o projeto sem uma revisão de objetivos, custos, prazos e expectativas. Documente cada mudança no projeto.



10. Obtenha o comprometimento da organização em iniciar a execução do projeto. Apresente o plano de trabalho com o máximo de detalhes aos envolvidos com o projeto (stakeholders). Obtenha a aprovação do patrocinador.



O planejamento do projeto é algo para ser feito somente uma vez no começo do projeto, portanto faça-o corretamente. Observar o progresso de sua equipe e atualizar adequadamente o plano do projeto deve ser uma tarefa constante do gerente de projeto.


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