Pagamento indevido é todo aquele que não corresponde ao que foi previamente acordado entre as partes. Ocorre com maior freqüência do que se imaginam nas grandes organizações, por descontroles das contas a pagar (pagamentos em dobro, com valor errado ou ao fornecedor errado), erros nos encontros de contas, direitos a descontos não utilizados e erros de cálculo dos tributos. Apesar de investimentos importantes em sistemas, as grandes organizações ainda convivem com pagamentos errados aos fornecedores, pois não verificam adequadamente as faturas e não calculam corretamente os descontos e as bonificações no processo de administração de compras.
Diversos problemas nos registros e no acompanhamento dos contratos têm ocasionado pagamentos indevidos nas organizações. Muitas vezes, as empresas estabelecem contratos extremamente complexos que tornam a sua gestão um enorme desafio, agravado ainda por deficiências de cadastros, processos com falhas, restrições em sistemas e pessoal não qualificado. A falta de políticas de contratação de fornecedores piora esta situação, pois leva a cláusulas diferentes para lidar com serviços similares, dificultando a uniformidade de tratamento e aumentando o risco de erros. Uma grande empresa de serviços, para possibilitar a rápida expansão de sua atuação, recorreu a diversos contratos de facilidades. Como os processos de atualização dos cadastros apresentavam falhas, diversos serviços não foram atualizados devidamente, o que tornou bastante difícil a verificação das faturas recebidas.
Consolidando informações de diferentes clientes de grande porte (que pagam mais de R$ 2 Bilhões / ano), pudemos verificar a ocorrência de 1 a 5 erros, a cada 1.000 pagamentos realizados. Mesmo nas melhores organizações, a taxa de erro é de 1 a 2, a cada 1.000 pagamentos. Recentemente, realizamos um diagnóstico para um grande fabricante e distribuidor de lentes de contato e de óculos, com presença em mais de 100 países, através de mais de 5.000 pontos venda, no mundo inteiro. Seu índice de erros de pagamento se confirmou dentro das faixas acima, sendo que 70% das inconsistências eram devido a faturamentos em desacordo com os contratos, 20% de não utilização de descontos e 10% de pagamentos em duplicidades.
Para resolver esse problema, devemos concentrar nossa atenção nas principais áreas onde estes riscos operacionais podem ocorrer, permeando todas as funções do ciclo de pagamento, desde os processos de contratação até o recebimento das faturas, sua verificação e pagamento. As principais alavancas para a solução estão normalmente relacionadas à melhor gestão da comunicação, melhorias das informações cadastrais, transformação de processos e estabelecimento de controles. As melhorias em tecnologias e sistemas também são normalmente necessárias, mas devem ser avaliadas com critério, já que normalmente demandam alto investimento e tendem a alongar os prazos dos benefícios. Tenho visto várias situações em que empresas conseguiram converter resultados em curto prazo, com mexidas mínimas em sistemas corporativos.
Utilizar uma ferramenta que auxilie no diagnóstico das falhas é importante, quando lidamos com volumes altos de transações. O mercado já dispõe de alguns softwares prontos que se acoplam aos sistemas corporativos e que podem acelerar a identificação dos problemas. Estes podem atuar como um auditor, monitorando continuamente a qualidade das operações de contratações e pagamentos. Para que se maximizem os benefícios, o projeto deve atuar tanto na recuperação de perdas (analisar o histórico das transações, detectar e recuperar os valores pagos indevidamente), quanto na prevenção de perdas futuras (identificar as oportunidades para mitigar riscos, melhorar os processos e controles e implementar as soluções), evitando a replicação de problemas passados. Tenho acompanhado uma grande empresa de telecomunicações a obter êxito na migração do foco de recuperação (após a ocorrência dos pagamentos indevidos) para uma prevenção ativa destes, mantendo contudo um acompanhamento de perto dos pagamentos em fase de recuperação.
Nossos estudos apontam que projetos bem elaborados obtêm um índice de recuperação em torno de 0.10% do valor total dos pagamentos, chegando ainda a índices superiores a 0.25%, quando se utilizam de uma auditoria rigorosa e completa, através da utilização de aplicações de ponta. São parâmetros que variam de empresa para empresa, mas que normalmente levam a um significativo volume de dinheiro, em números absolutos. Parece valer à pena ir buscar...
Engenheiro pós-graduado em Finanças pelo Ibmec RJ, Carlos Henrique Rocha é um dos líderes da Accenture da prática de Finance and Perfornance Management. O executivo possui mais de 20 anos de experiência em projetos de consultoria, atuando em processos de transformação da função financeira em empresas líderes de mercado, no Brasil e no exterior. Possui certificação pela APICS (American Production and Inventory Control Society) e título de CPIM (Certificate in Production and Inventory Management). Neste espaço, falará sobre gerenciamento de performance em Finanças
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