Tabela de Temporariedade de Documentos

Quando se trata de ECM (Enterprise Content Management – Gestão de Conteúdo), GED ( Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e Gestão do Conhecimento as pessoas tendem colocar na mesma cesta a necessidade de gerir informação, conteúdo e documentos, o que é uma verdadeira catástrofe para as empresas e o ‘olimpo’ para os fornecedores de serviços destas coisas.

Quando tratamos da gestão do ciclo de vida dos contratos insistimos na importância de separar os assuntos, e sugerimos que se faça um exercício com a ferramenta mais simples para mostrar o quanto são diferentes: a tabela de temporiariedade de documentos.

Uma lista onde enumeramos os documentos envolvidos, e assinalamos:

Quando ele é originado;
Quando ele é utilizado;
Qual a necessidade de guardar o meio físico (o papel), e quando pode ser consultado em meio eletrônico;
... somente isso !
Por exemplo: os documentos de validação do fornecedor - as empresas geralmente pedem vários documentos como pré requisito para que o fornecedor possa fechar contrato.

Prometo não falar que muita ‘gente grande’ pede documentos e não afere conteúdo: o gestor da contratação pede a certidão, mas não verifica se é válida ... mas isso é outra história – como disse que prometia não falar do assunto vamos ‘deletar’ esta observação.

Estes documentos são muito utilizados durante a Etapa Contratação do Modelo GCVC ( www.contratos.net.br ), mas após este período serão exigidos raramente em processos de auditoria ... na prática MUITO RARAMENTE, diga-se de passagem.

A maior parte deles a gente não precisa da cópia em papel – só da imagem digitalizada:

Se você perguntar para um auditor ou para um advogado ele vai dizer que não – que precisa do papel;
Mas que diferença faz guardar um papel ou uma imagem digitalizada e imprimir quando se precisa do papel ?
Somente os documentos em papel que têm assinatura, ou carimbo de autoridade, ou chancela de cartório (autenticação, reconhecimento de firma, etc.) tem necessidade de guarda do papel – os demais evidentemente não.
Outro dia fui pegar um celular no programa de pontos da minha operadora e me diverti muito ao ver o processo:

Eles pediram minha identidade e tiraram cópia na loja;
A cópia não tem qualquer assinatura, nem minha nem do atendente ... nem de ninguém !
Sabe-se que papel será enviado para uma grande central onde o documento será ‘escaneado’, indo o original para um arquivo externo;
E em 1 para cada milhão de vezes que isso é feito, este papel será útil;
Então a pergunta: não era melhor ter ‘escaneado’ na loja ? O processo seria muito mais eficiente e, principalmente, o meio ambiente seria muito grato !!!
Este exemplo da operadora envolve 2 ou 3 papéis ... mas a validação de fornecedores não: geralmente são mais de 10 documentos diferentes e alguns deles com dezenas de páginas.

Utilizando uma tabela de temporariedade nestes dois casos ficaria claro:

A necessidade da informação é uma – ter a informação digitalizada para quando for necessário recorrer a ela é fazer Gestão de Conteúdo (ECM);
Saber quando se necessita do papel, e estabelecer um processo de guarda segura para ele é outra – é fazer Gestão de Documentos – quando suportado por um sistema de apoio temos o GED;
Faltou uma coisa ... não faltou não:

A montagem da tabela de temporariedade que contém as regras (a inteligência) relacionadas ao controle é um exemplo de Gestão do Conhecimento: esquematizar de forma clara e disponibilizar de forma objetiva o conhecimento sobre o assunto.
Desenvolver a gestão de contratos na empresa com esta visão ou ignorando estes temas pode fazer a diferença entre estar no século XX ou no século XXI - ou a diferença entre gastar muito dinheiro ou nada para ter o mesmo nível de controle sobre algo.

Financial Web

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